REGLAMENTO PARA GRUPOS DE TRABAJO EN WHATSAPP

Ante la necesidad de reglamentar el uso de grupos de trabajo en Whatsapp, propongo el siguiente listado de normas que pueden ser complementadas, suprimidas o modificadas mediante propuestas de modificación, puntuales y argumentadas.

El reglamento está dividido en dos grupos el primero Normas generales de convivencia digital, el segundo normas para el debate y la toma de decisiones.

Capítulo 1. Normas generales de Convivencia digital

Además del sentido común, los buenos modales, la cortesía, el respeto, la consideración y la tolerancia, estas son algunas reglas que debemos todos observar al comunicarnos a través de la red cuando lo hacemos en grupos de trabajo.

1.       Escriba como si el grupo le estuviera mirando a los ojos. Nunca escriba nada que no diría frente a frente a estas personas. Esta es tal vez la principal regla que deba tener presente siempre.

2.      Mantenga sus mensajes personales a otros miembros en privado y envíe a la lista sólo aquellos mensajes que desee compartir y sean de interés para todos.

3.      Mantenga sus comunicados breves y al grano. No envíe mensajes largos o monopolice el grupo con su tema. El procedimiento correcto es colocar un mensaje resumido con los punto principales que queremos aportar y enviar una URL al grupo para que los interesados puedan acceder a toda la documentación, anexos, imágenes, etc o describa que para los interesados puede enviar la documentación de forma directa en privado.

4.      Al contestar algún mensaje, deje alguna cita o mención para que se sepa a qué mensaje se está refiriendo de las varios temas que pueden haber abiertas en un mismo grupo.

5.      Conozca y utilice las caritas de expresión para ayudar a transmitir algunos sentimientos, particularmente si está utilizando humor o sarcasmo. Nunca conteste cuando esté enojado o molesto.

6.      Respete las leyes sobre Derechos Reservados.

7.      Sea cuidadoso con información personal o privada. No publique a la lista datos de terceros (ej. dirección o número de teléfono)

8.      Nunca cite ni publique en público mensajes que le fueron enviados en privado sin previo consentimiento.

9.      Las letras MAYÚSCULAS se pueden usar para enfatizar, pero NO escriba todo en mayúsculas pues esto se interpreta en la red como que ¡USTED ESTA GRITANDO!

10.   No utilice el grupo para promocionar causas personales ó religiosas. Colombia es un estado layco y se debe respetar igualmente a los que creen como a los que no creen.

11.   Sea tolerante: Traer asuntos negativos al grupo, en general no resolverá nada y propiciará un clima de debate estéril. Como norma “alabanzas y felicitaciones en público. Críticas y desacuerdos en privado”.

12.   En un grupo quizás se pueda ofender a personas sin querer hacerlo, o tal vez pueda malinterpretarse lo que otros dicen tomando represalias cuando no fue lo que se quiso decir. Póngase en el lugar de los demás y en su caso pida aclaraciones en privado.

13.   Cuando alguien cometa algún error sea bondadoso con él. Si el error es mínimo no sea necesario mencionar nada, siempre piense dos veces antes de reaccionar.

14.   Evite los saludos, despedidas, muestras de gratitud, comentarios de aceptación, negación a título personal, que no aporten nada al grupo. En los grupos numerosos si se entra en estas rutinas el número de mensaje se dispara y se hace muy complejo seguir el grupo.

15.   Respetar horarios del grupo, evite mandar mensajes a hora que puedan molestar a otros miembros del grupo.

Capitulo 2. Normas para el debate y la toma de decisiones.

1.      Al igual que en un debate físico debe existir la figura del moderador y la relator.

2.      Horario: 8:am a 9:pm

3.      La función primaria del grupo es la de Informar sobre temas de trabajo

4.      El moderador debe categorizar los temas de debate en Nivel 1 y Nivel 2, entendiendo nivel 1 como Decisiones o consultas de tipo organizativo y nivel 2 como decisiones o consultas de carácter más profundas.

5.      Para consultar posiciones frente a un debate se debe verificar la participación mayoritaria, como mínimo 70% de los miembros del grupo para que tenga legitimidad

6.      Todos los debates en el grupo deben ser anunciados con suficiente tiempo para garantizar el mayor número participantes.

7.      Los debates de Nivel 2 solo se harán en medio digital como último recurso, con previa aprobación de mínimo 70% de los directivos.

8.      Para toma de decisiones (Voto) de Nivel 2 se debe especificar tiempos para la participación que no deben ser inferiores a 12 horas

9.      La Participación en el grupo de nuevos miembros debe ser consultada con el administrador

10.   El irrespeto premeditado y reiterado a este reglamento será causal de expulsión del grupo digital.

“Los grupos digitales son herramientas excepcionales para trabajar, siempre y cuando los integrantes piensen en el bien común del grupo”

Este reglamento está construido con recopilaciones de diferentes Blogs y aportes personales, Se autoriza su uso, distribución, modificación y divulgación siempre y cuando se cite a autor.

ERNESTO JAVIER FERNANDEZ TOVAR.

Twitter: @ErnestoJavierFT